Отслеживание сотрудников

Мобильные решения для контроля работы выездного персонала

Выездными сотрудниками руководить сложнее, чем их коллегами в офисе. Находясь вне поля зрения руководителя, даже самые ответственные злоупотребляют рабочим временем. Чем больше штат, тем сложнее гарантировать высокую продуктивность и качество работы. Поэтому сегодня во многих компаниях применяют мобильные решения по отслеживанию работы выездных сотрудников.

Отслеживание выездных сотрудников – это один из элементов современной системы управления персоналом, который помогает продуктивной работе коллег за пределами офиса. В распоряжении руководителя и команды появляется еще один ресурс – информация о местонахождении всех коллег в течение рабочего дня. Это кардинально улучшает дисциплину и помогает эффективной совместной работе. На стратегическом уровне менеджмент получает достоверные метрики о расходах и продуктивности.

В этом посте:

Когда эффективно отслеживание сотрудников

Если компания нуждается в мобильных сотрудниках – штатных, внештатных или даже от подрядчиков, ей важно их отслеживать, чтобы создавать и поддерживать единые стандарты качества работы. Но каждый бизнес уникален, и по опыту клиентов сервиса B2Field мы выделяем два фактора, которые определяют необходимость использования GPS-контроля: специфика деятельности и количество выездных сотрудников.

Контроль сотрудников вне офиса:
Чек-лист руководителя

За типичным запросом “отслеживать сотрудников” у руководителей порой стоят совершенно разные цели. Так, задачи дистрибьюторской компании по отслеживанию торговых представителей отличаются от того, зачем это нужно предприятию ЖКХ при работе с электриками и сантехниками. Различия в рабочих процессах и используемом софте требуют разных подходов при внедрении. Поэтому при выбирая вендора IT-системы предпочтительно убедиться, что он имеет разносторонний опыт и программные продукты, применимые именно для ваших задач.

Насколько большим должен быть штат, чтобы инструменты отслеживания сотрудников были эффективными? Практика показывает, что компании нужно иметь от пяти выездных сотрудников хотя бы в одном отделе. Меньшее число работников проще контролировать звонком. А вот с ростом численности мобильного персонала потребность в отслеживании растет геометрически. Уже при 10-15 выездных сотрудниках выгода очевидна, а более крупные компании фактически не имеют альтернатив этому способу, чтобы поддерживать стандарты качества работы всех выездных сотрудников.

Мобильные приложения для повышения качества работы

Несколько лет назад для контроля работы выездных сотрудников в основном использовались GPS-трекеры: небольшие устройства ставили в машину или носили в кармане. Они превосходно отслеживали передвижения и замеряли пробег, но больше ничего не умели. Сегодня для отслеживания работы сотрудников в полях лучше подходят более функциональные устройства – смартфоны и планшеты.

Современные мобильные устройства справляются с задачей геолокации не хуже GPS-трекеров, при этом нет нужды в дополнительном устройстве. Но самое главное – намного большая функциональность, а значит и польза в управлении выездными сотрудниками.

Так, мобильное приложение B2Field обеспечивает следующие функции:

  • Наглядный список рабочих заданий в смартфоне
    Синхронизированный список заданий, в который можно добавлять новые задания и вносить изменения и дополнения онлайн. Задания ранжируются по удаленности и сроку, позволяя оптимально планировать объем работы и время в пути. Их можно вывести на карту, чтобы проложить короткий маршрут и спрогнозировать время в прибытии.
  • Подробности о задании и его выполнении
    Все детали и документы, которые нужны сотруднику, можно приложить к заданию в электронной форме. Выполнив работу, сотрудник может сразу передать в офис данные: написать заметку, заполнить форму, приложить фотографии или видео. Например, если это заказ, он может быть сразу принят в работу.
  • Коммуникация с командой и бэк-офисом
    Если возникает необходимость оперативно задать вопрос или разослать объявление, можно воспользоваться командным чатом. Сообщения идут в контексте одного приложения и заданий, что намного удобнее, чем в отдельном мессенджере, где все смешивается. Указав свой “рабочий статус”, сотрудник помогает определить.
  • GPS-контроль: онлайн, поездки, пробег, топливо
    Местонахождение сотрудника фиксируется с GPS-точностью и обновляется у руководителя или диспетчера в онлайн режиме, а также формирует историю поездок. Для тех, сотрудников на автомобиле считается пробег. На основании него рассчитываются компенсации за топливо и формируются путевые листы.
  • Достоверная отчетность формируется автоматически
    Приложение объективно фиксирует время и продолжительность визитов, избавляя сотрудника от необходимости отчитываться отдельно. Руководитель может в любой момент посмотреть итоги работы и затраты в наглядных отчетах: в разных разрезах, отношении отдельных сотрудников и в целом по отделу.

Сотрудники подтверждают, что с приложениями работа становится более понятной, прозрачной и структурированной. Поэтому они воспринимают мобильное приложение не как элемент контроля, а как личного “электронного помощника”, и видят в нем пользу для компании в целом.

Роль руководителя при внедрении системы

Решение об использовании системы управления выездными сотрудниками обычно принимает руководитель отдела, топ-менеджер или владелец бизнеса. Эти люди хорошо понимают, насколько важно для компании получить качественную и слаженную работу сотрудников вне офиса, поэтому именно они инициируют изменения.

Выбор софта начинается с его ограниченного тестирования: небольшой пилотный проект позволяет прикинуть, подходит ли он организации. Затем система полноценно встраивается в бизнес-процессы, и тогда нужно ознакомить сотрудников с новым инструментом. Также довольно часто руководители принимают решение интегрировать новый софт с другими IT-системами используемыми в компании. После этого начинается повседневное использование системы.

На практике топ-менеджер (или владелец бизнеса) формулирует свое видение и стартует процесс, а воплощением и детальной проработкой обычно занимается заинтересованный руководитель отдела, в ведении которого находятся выездные сотрудники. Если возможно, лучше подключить IT-специалиста по автоматизации и ассистента руководителя отдела.

Руководитель отдела
выездных сотрудников
IT-специалист по
автоматизации
Ассистент
руководителя отдела
1. Пилотный проектУбеждается, что софт может решить стоящие перед отделом задачи

Знакомится с функциями софта, чтобы представить, как отдельные рабочие  операции могут быть автоматизированы

Оценивает техническую зрелость софта, наличие документации

Помогает с первой установкой приложения на смартфоны сотрудников, которые участвуют в тестировании.

2. ВнедрениеОпределяет сотрудников, которые будут использовать софт (а) в офисе (б) на выездах

Показывает сотрудникам, как нужно использовать софт при выполнении рабочих задач

Если у сотрудников возникнут технические вопросы по установке приложения, помогает их решить

Если необходимо интегрировать софт с другими IT-системами, собирает требования и формирует техзадание.

Отправит приглашения на установку мобильного приложения всем сотрудникам отдела и убедится, что они его установили
3. ЭксплуатацияПри приеме новых сотрудников показывает им, как работать с системой

Если рабочие процессы меняются, объясняет, как изменения отражаются в работе с программой

При возникновении технических вопросов, помогает решить их,  взаимодействуя с технической поддержкой поставщика решенияПри приеме на работу нового сотрудника отправляет ему приглашение на установку мобильного приложения и убеждается, что оно установлено

Мы в компании B2Field помогаем своим клиентам на каждом из этих этапов. За каждой компанией мы закрепляем персонального менеджера и специалиста поддержки. Контактируя с вами регулярно, они проникаются стоящими перед вами задачи, поэтому действительно помогают вам их решить.

Отслеживание сотрудников, регулярно работающих на выезде – базовая потребность многих компаний. Сегодня она полноценно решается использованием мобильных приложений. В дополнение к объективному контролю работы вне офиса, такие приложения помогают коллегам в работе. В результате компании не только повышают рабочую дисциплину, но и формируют практики более продуктивной командной работы.