Las manipulaciones con el combustible o los empleados repostando sus propios coches a cargo del empleador es un problema común en las empresas en las que no hay reembolso fijo por el combustible y los lubricantes. Una forma eficaz de evitar estas malas prácticas es el control de combustible por GPS. Conozca cómo funciona esta herramienta en B2Field y cómo puede obtener un cálculo automático de los costes de combustible.
Control del combustible: seguimiento del kilometraje por GPS
El código laboral obliga al empresario a reembolsar los gastos de combustible, lubricantes y depreciación si un empleado utiliza su propio vehículo en su trabajo. Sin embargo, la ley no proporciona instrucciones específicas sobre cómo calcular dichos pagos. Como resultado, cada empresa resuelve esta tarea de su propia manera. Los cuatro métodos más habituales son:
- tarjetas de combustible que pueden utilizarse para repostar los coches sólo en determinadas gasolineras,
- cantidades fijas, sin tener en cuenta si el empleado ha superado el límite o ha conseguido ahorrar,
- reembolso basado en los recibos de las gasolineras proporcionados por el empleado,
- cálculo basado en el kilometraje. En cuyo caso, el kilometraje se calcula utilizando diferentes medios: con la ayuda de mapas, hojas de ruta o rastreadores GPS.
Sin recurrir a dispositivos especializados, el cálculo del kilometraje y de la indemnización propia lleva bastante tiempo y a veces resulta poco fiable: es difícil distinguir entre los viajes oficiales y los personales, que los empleados a veces hacen pasar por los de trabajo.
Por eso, un método fiable para registrar el kilometraje es el GPS. La aplicación móvil B2Field calcula automáticamente la distancia recorrida por un vehículo mediante el rastreador GPS incorporado. Su precisión es de hasta 1-2 metros, lo que permite el control del combustible por GPS.
Además, B2Field transmite la ubicación del vehículo cada pocos segundos, por lo que no se puede manipular la geolocalización para aumentar el kilometraje y obtener una compensación mayor.
El kilometraje se registra en los informes y está disponible en el historial de viajes. Los informes son útiles cuando se necesita ver el kilometraje total de un periodo determinado, mientras que el historial de viajes muestra el kilometraje de cada viaje por separado.
Control del consumo de combustible mediante GPS: cálculo automatizado
Para automatizar el cálculo de los reembolsos de combustible, B2Field ha desarrollado una herramienta especial. Ésta le permite obtener información sobre el importe de la remuneración para cada empleado. B2Field no sólo calcula los costes para el periodo de facturación, sino que también genera el coste por viaje, si es necesario.
El servicio utiliza los datos del kilometraje y la información que debe introducirse una sola vez: el índice de consumo por cada 100 kilómetros y el coste unitario del combustible. Por regla general, esta información se especifica en el acuerdo sobre el uso de bienes personales entre el empleado y el empleador.
El importe del reembolso de combustible se genera en los informes de viaje automatizados. Además del control de combustible por GPS, también se puede conocer:
- el número de viajes,
- el tiempo de viaje,
- la velocidad media y máxima.
Gracias a esta automatización de los cálculos, puede ahorrarse tiempo y eliminar los errores que suelen producirse al calcular manualmente. Cuando se utilizan sistemas especiales de control de combustible por GPS, se producen menos situaciones conflictivas, como suele ocurrir cuando se calcula, por ejemplo, con mapas o GIS, ya que en este caso no se tienen en cuenta los cierres temporales de carreteras ni las causas de fuerza mayor.
Cómo establecer un índice de consumo de combustible
Si antes utilizaba un sistema diferente para el cálculo del reembolso, la directiva del Ministerio de Transportes puede ayudarle a fijar los índices de consumo de combustible. No obstante, hay que tener en cuenta que estos datos son meramente orientativos. Puede elaborar sus propios índices y hacer que se aprueben mediante un decreto. Le aconsejamos que no ignore los factores de multiplicación: se detallan en la cláusula 5 de la directiva del Ministerio de Transportes.
Si gestiona una pequeña plantilla de empleados de campo, puede concertar acuerdos individuales de recuperación de costes en los que especifique el índice de consumo. Puede utilizar como base los datos contenidos en el manual de uso del vehículo, siempre que esta opción convenga tanto al empleado como al empresario.
Costes basados en datos concretos
El sistema de control de combustible por GPS es una herramienta importante cuando se trata de gestionar a los especialistas de campo. Y para lograr un control lo más objetivo y exhaustivo posible, B2Field reconstruirá la imagen de la jornada laboral hasta el último detalle en el historial de viajes. Esto le ayudará a disipar sus dudas sobre los desplazamientos del empleado durante el turno de trabajo, si los hubiera.
Con la función de historial de viajes verá en el mapa una ruta detallada realizada por el empleado con todas las paradas. Podrá ver la velocidad, los lugares que visitó el especialista, así como el tiempo de viaje.
Gracias al historial de viajes, nuestros clientes pueden detectar a los empleados poco escrupulosos: aquellos que se detienen por asuntos personales de camino al cliente o que terminan el día laboral antes de lo previsto. Se dará cuenta inmediatamente de cualquier desvío de la ruta en el mapa.
Reembolsos creíbles con B2Field
B2Field ayuda a las empresas a generar cálculos de reembolso transparentes y a pagar una compensación justa. De este modo, el empleador recibe cálculos ya hechos y confía en su credibilidad. Y los empleados confían en dichos cálculos porque están automatizados. Y, naturalmente, serán conscientes de los sistemas de control existentes, lo que invariablemente les hará más disciplinados.
