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Field service management

Gestión de servicios en campo: cómo una aplicación móvil puede ayudar a los especialistas a trabajar de forma más eficiente

Los técnicos de campo están en su mayoría alejados del resto del equipo: los ingenieros de servicio y mantenimiento pasan más tiempo en casa del cliente que en la oficina, y los empleados de las empresas gestoras del sector de la vivienda y los servicios públicos pasan la mayor parte del día dentro de los edificios a los que prestan servicio. Esta situación suele crear inconvenientes tanto en la comunicación como en la supervisión de los empleados.

Por eso, las herramientas de trabajo fáciles de usar y actualizadas son cruciales para mejorar la interacción entre los técnicos de campo y los especialistas de la oficina, así como la calidad del desempeño de las tareas. En este artículo, hablamos de la gestión de equipos de campo mediante una aplicación móvil.

Gestión de servicios en campo: tareas del día en su smartphone

El día de cada equipo de campo comienza con una lista de tareas de los pedidos que hay que completar, en qué plazo de tiempo y qué herramientas deben llevar. En algunas empresas, esto se discute en las reuniones matinales  y los ingenieros reciben sus tareas para el día en formularios de papel.

En la aplicación móvil B2Field, el ingeniero puede mirar la lista de tareas y dirigirse directamente al cliente sin pasar por la oficina.  Cada tarea debe contener una dirección y una hora señalada. Además, el despachador puede añadir una descripción de lo que hay que hacer y adjuntar los documentos que serán necesarios para completar la tarea.

Tareas en la aplicación móvil
Tareas en la aplicación móvil

No es necesario volver a introducir la dirección para ir a una tarea asignada utilizando el navegador: la aplicación le ofrecerá construir una ruta hasta el cliente.

Ayuda en el trabajo

Cuando el especialista llega a la dirección del cliente, ya tiene a mano cierta información introductoria: la información de contacto del cliente, la descripción de la tarea y la documentación técnica.

Las listas de comprobación pueden ser útiles durante el trabajo: garantizarán que no se pasen por alto pasos importantes. Pueden incluir las normas internas de la empresa o los pasos de trabajo.

Lista de verificación de la visita
Lista de verificación de la visita

Utiliza un formulario móvil para crear una lista de verificación en B2Field. Es un constructor que usted mismo monta con los elementos que necesita: campos de texto, listas, imágenes.

Además, el formulario móvil se puede utilizar para hacer un informe sobre la tarea realizada:

  • registrar el resultado antes y después,
  • indicar qué trabajos se han realizado,
  • informar sobre los consumibles utilizados,
  • enviar los resultados de la medición a la oficina,
  • firmar el certificado de terminación de las obras en el sitio del cliente.
Rellenado del formulario móvil
Rellenado del formulario móvil

Si surgen preguntas o dificultades durante la visita, el técnico siempre puede contactar rápidamente con el empleado responsable a través de un chat. Esto es especialmente cómodo, ya que toda la correspondencia permanece dentro de una aplicación móvil.

Chat en la aplicación para especialistas de campo
Chat en la aplicación para especialistas de campo

Servicio cómodo para el cliente

Cuando se trata de un ingeniero de campo, no sólo importa la calidad de su trabajo, sino también lo cómodo que ha sido para el cliente utilizar el servicio de la empresa. No es raro que el intervalo de llegada del especialista sea demasiado largo, y en caso de retrasos el cliente tiene que llamar a un operador.

Con B2Field podrá mostrar a sus clientes que esperan a un técnico dónde está y cuándo se espera que llegue. Puede seguir el movimiento del especialista en un mapa.

Además, proporcione a los clientes la capacidad de calificar el trabajo directamente en la app del empleado. De este modo, puede recopilar rápidamente los comentarios de sus clientes sin tener que pagar a un centro de llamadas para que haga el mismo trabajo. Y en caso de que un cliente haya señalado deficiencias en su trabajo, este enfoque ayudará a eliminarlas rápidamente, lo que siempre tiene un impacto positivo en la impresión que el cliente tiene de toda la empresa.

Resumen de la jornada laboral y análisis automatizados

Al final de la jornada laboral, los especialistas de campo informan sobre el trabajo realizado. Los métodos de presentación de informes pueden variar: alguien introduce los resultados en una tabla, mientras que otros entregan certificados de terminación de las obras. Con B2Field, ya no será necesario rellenar los informes manualmente, ya que el servicio registra automáticamente las visitas realizadas a los clientes y la hora de las mismas mediante un rastreador GPS.

Registros de tiempo y viajes
Registros de tiempo y viajes

Para ello, una vez realizada la tarea, el técnico debe terminarla en la app de gestión de servicios en campo. El despachador en la oficina recibirá una notificación y podrá ver información detallada: la hora de llegada al cliente, la duración de la visita y el formulario móvil rellenado. Allí, el especialista de campo también podrá adjuntar un reportaje fotográfico de los resultados del trabajo.

Análisis automatizados

El trabajo del especialista en el sitio del cliente es sólo uno de los múltiples procesos que conlleva la gestión del equipo de campo. La analítica de calidad es igualmente importante para un trabajo productivo.

B2Field analiza los datos recogidos, lo que permite controlar la eficacia de todo el equipo y mejorar los procesos de trabajo. Para ello, un cuadro de mando es una herramienta indispensable. Puede utilizarse para ver las estadísticas de finalización de tareas, la actividad de los empleados en el mapa y su calificación para cualquier período seleccionado.

Supervisión de la productividad mediante un cuadro de mando
Supervisión de la productividad mediante un cuadro de mando

Además del cuadro de mando, B2Field genera  informes sobre cualquier parámetro seleccionado. A base de estos informes, se pueden crear estadísticas sobre el número de pedidos completados, la duración de una visita media al cliente y controlar los viajes de los especialistas de campo. Esto es especialmente relevante si los empleados se desplazan en coches de empresa. En nuestro artículo explicamos cómo el servicio B2Field para la gestión de servicios en campo calcula los costes de la gasolina.

Gestión de servicios en campo con B2Field

La aplicación móvil ayuda a los técnicos de campo a realizar mejor su trabajo, ya que tienen toda la información que necesitan al alcance de la mano. Muchos procesos de trabajo se agilizarán: ahora se puede enviar información a la oficina a distancia y de forma cómoda.

Además, el uso de la aplicación móvil fomenta la disciplina entre los empleados: se está controlando su ubicación y la duración de la finalización de la tarea, lo que significa que los gestores sabrán inmediatamente si se han producido desplazamientos fuera de la ruta y trabajos secundarios.

Asumir la tarea de gestión de servicios en campo con la aplicación móvil B2Field es sencillo. Regístrese en B2Field y envíe invitaciones de acceso a sus especialistas. Instale la aplicación y gestione su equipo desde cualquier lugar a través de su smartphone u ordenador de sobremesa.

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