No todos los empleados de campo aprueban el rastreo de ubicación en tiempo real durante las horas de trabajo e incluso lo califican de ilegal. Vamos a desglosarlo en detalles si es aceptable o no seguir a su personal de campo, si necesita elaborar algún tipo de papeleo para hacerlo y cómo conseguir que su equipo esté a bordo con la nueva herramienta.
El seguimiento de la ubicación del personal desde un punto de vista legal
El código laboral no contiene referencias explícitas al seguimiento de la ubicación de los empleados mediante un software especial. Sin embargo, uno puede guiarse por la proposición de que el seguimiento por GPS tiene lugar dentro del ámbito de las actividades laborales que implican un control por parte del empleador.
Legalmente, el empresario tiene derecho a controlar las horas reales de trabajo y a supervisar el cumplimiento de las obligaciones del personal.
Y esto es exactamente para lo que ha sido diseñada nuestra aplicación móvil. La solución de gestión de servicios en campo actúa como una herramienta que realiza las funciones de un gerente.
Cómo prepararse para el seguimiento de la ubicación del personal
Dado que la implementación de la nueva herramienta no implica ninguna tarea nueva para el empleado, no hace falta realizar cambios en el contrato de trabajo o en los documentos internos.
Para evitar cualquier situación imprevista, es aconsejable obtener el consentimiento del equipo para proceder con el uso del software de seguimiento de la ubicación del personal. Nuestro manual de la aplicación móvil le permite al empleado firmar y reconocer que se ha familiarizado con el documento. Esto debería ser suficiente para empezar a utilizar la nueva herramienta.
Papeleo
Si piensa inscribir expresamente el uso de una app de seguimiento por GPS en sus documentos internos, utilice nuestra lista. Contiene todos los documentos y datos que necesitará esbozar.
Primero, en su documento local (por ejemplo, las políticas internas de la empresa) indique el uso de un sistema GPS en dispositivos corporativos o personales: smartphones o tabletas. Señale que es necesario para el seguimiento de la ubicación del personal durante la jornada laboral. No olvide añadir una cláusula que indique que el rastreador GPS debe permanecer encendido durante el horario laboral.
Segundo, designe por escrito a un empleado que será responsable de la recopilación y el procesamiento de los datos de localización. Puede ser un superior inmediato, un técnico o un oficial de recursos humanos. Por supuesto, si el equipo aprovecha no sólo del seguimiento por GPS, sino de todas las demás funciones que ofrece la aplicación móvil, normalmente es el superior inmediato el que supervisa la ubicación del personal.
Tercero, realice los cambios asociados con la nueva herramienta a la disposición sobre los datos personales. Por regla general, estos incluyen:
- información de que se emplea un rastreador GPS en las actividades laborales,
- procedimientos para el tratamiento de la información (recopilación, almacenamiento y uso),
- finalidad del uso de la herramienta,
- período de conservación de la información,
- detalles sobre si la información se transmite a terceros,
- cómo se protege la información recibida,
- empleados responsables de la recopilación y el tratamiento de la información.
Cuarto, elabore un formulario de divulgación que utilizará para notificar a los empleados sobre el seguimiento de la ubicación. Asegúrese de incluir en él los nombres de los actos y los detalles de los decretos que los aprobaron.
«También recomendamos hacer los cambios apropiados en los contratos de trabajo, señalando que el software se utiliza con el fin de cumplir con los compromisos de trabajo y está equipado con un rastreador de localización (especifique sus características), que debe estar encendido durante todo el horario de trabajo», añade la abogada Eleonora Faizrakhmanova.
Una vez completados todos estos pasos, podrá empezar a controlar la ubicación de sus empleados mediante el GPS de nuestra aplicación móvil.
Cómo presentar la nueva herramienta al equipo
Los dos objetivos principales de la app B2Field son mejorar la supervisión «sobre el terreno» y ayudar a los empleados a hacer bien su trabajo. Comparta con su equipo cómo la nueva herramienta beneficiará el rendimiento general. La aplicación móvil se convertirá en su asistente verdadero cuando trabajen en el campo:
- Un planificador práctico. La información sobre todos los flujos de trabajo se almacena en un smartphone o una tableta: las tareas del día, las rutas óptimas a los puntos y los detalles de los clientes.
- Intercambio de información en línea. Todos los documentos necesarios son fácilmente accesibles para el empleado en cualquier momento (facturas, presentaciones, instrucciones), mientras que los formularios móviles facilitan la transferencia de datos a la oficina y permiten evitar los informes en papel.
- Registros de tiempo y kilometraje. El sistema registra automáticamente la hora y el lugar de realización de las tareas, el tiempo de viaje y la duración de los desplazamientos, lo que significa que la elaboración de informes y el reembolso de los gastos de transporte serán mucho más transparentes y sencillos.
Ventajas adicionales para el personal
Los empleados que han instalado la aplicación móvil en sus smartphones personales a menudo preguntan si rastrea su ubicación en su tiempo libre o controla el uso de otras aplicaciones. La respuesta es un no rotundo: no hay supervisión fuera del horario laboral. Para ello, la app cuenta con:
- Horario. La aplicación B2Field tiene una función básica: un horario, que el empleado puede ajustar de acuerdo con su horario de trabajo actual. A la hora del almuerzo y al final del día, el rastreador B2Field se apagará por sí mismo y no rastreará la geolocalización del empleado, y luego se reiniciará automáticamente.
- Control manual. Si un empleado termina su jornada laboral temprano o toma tiempo fuera de trabajo, puede desactivar manualmente el rastreo por GPS. Esto se introducirá automáticamente en su informe de tiempo de trabajo.
De esta manera, el empleador no invade el espacio personal de los empleados ni controla nada más que los procesos de trabajo. El objetivo principal de B2Field es mejorar la eficiencia del equipo de campo, por lo que el servicio no utiliza ninguna tecnología para recopilar datos «en secreto».
Seguimiento de la ubicación de los empleados con B2Field
En resumen: según el código laboral, está permitido seguir la ubicación del personal durante el horario laboral mediante dispositivos GPS. Sin embargo, el empresario debe explicar a los empleados cómo se recoge y utiliza la información sobre su ubicación. Esto contribuirá a flujos de trabajo más ágiles y a un seguimiento más preciso de los gastos, incluida la compensación por combustible.
