A la hora de gestionar a los empleados de campo, es importante contar con herramientas prácticas que se utilicen en “campo”. Según la experiencia de nuestros clientes, así se aumenta la calidad de la realización de las tareas, la eficiencia del equipo y el número de visitas. En este artículo hablaremos de los formularios móviles. Esta herramienta proporcionada por B2Field está diseñada para facilitar la recogida y transmisión de información por vía electrónica. Conozca las tareas que resuelve en diversas áreas empresariales.
Formularios móviles: ¿qué son?
Piense en los formularios móviles como un kit de construcción que usted arma con los elementos que elija. Por lo tanto, la herramienta puede adaptarse fácilmente a sus tareas, ya sea una encuesta de clientes, un pedido de productos o un informe de progreso.
Los formularios constan de una variedad de elementos que pueden colocarse en cualquier orden. Algunos de los campos más populares son;
- campo de texto,
- casillas de verificación o botones de radio,
- fotos,
- fecha.
Creación y rellenado del formulario móvil
Puede hacer que ciertos campos sean requeridos para la presentación de documentos. Y si un empleado tiene que introducir muchos datos, el formulario puede dividirse en varias páginas. Además, el formulario móvil es fácil de editar en caso de que se produzcan cambios en el flujo de trabajo, por ejemplo, al presentar un producto nuevo.
Puede crear cualquier número de formularios en función de las necesidades de su empresa. Se pueden personalizar para los representantes de ventas y los merchandisers, o para un tipo de trabajo específico, por ejemplo, la reparación de equipo o el mantenimiento rutinario.
Formularios móviles en la aplicación para el personal de campo
Para un empleado de campo, los formularios están disponibles en la app móvil al abrir una tarjeta de tarea. Los formularios son fáciles de rellenar tanto en un smartphone como en una tableta gracias a su diseño: puede dejar comentarios, marcar los puntos completados y adjuntar fotos.
Rellenado del formulario móvil en una tableta
Una vez rellenados todos los campos, sólo hay que enviar el formulario móvil. Y los especialistas en la oficina lo recibirán al instante.
Cómo los formularios móviles pueden ayudar a gestionar el personal de campo
Control. Para empezar, los formularios móviles permiten controlar a los empleados de campo. El servicio B2Field captura la fecha, la hora y el lugar donde se rellenó el documento. De este modo, el supervisor puede comprobar fácilmente si el empleado estuvo realmente en el lugar de trabajo cuando presentó el formulario móvil.
Informes. La herramienta en sí puede utilizarse para generar un informe de progreso sobre la tarea realizada. Los formularios móviles permiten estandarizar y facilitar al máximo este proceso: así podrá recibir los informes en el formato que le resulte más cómodo. Y los campos requeridos ayudarán al especialista de campo a no olvidarse de introducir datos esenciales en el informe.
Informe sobre el rellenado de un formulario móvil
Inmediatez. También puede añadir fotos y archivos al formulario móvil. Los especialistas en la oficina recibirán al instante datos fiables.
Estandarización. Con los formularios móviles puede crear una herramienta que aumentará la calidad del trabajo: las listas de verificación. Ayudan a los empleados de campo a orientarse mejor durante la visita y a seguir las normas de trabajo. Las listas de verificación se asocian sobre todo a los pasos de la visita. En nuestro blog ya hemos hablado de 8 pasos para una visita exitosa que los representantes de ventas deben tener en cuenta. Una lista de comprobación para los técnicos de campo puede contener pistas útiles, como hacer fotos de la obra realizada y asegurarse de preguntar al cliente dónde conoció la empresa.
Los casos de nuestros clientes
Como ya hemos mencionado, los formularios móviles pueden adaptarse a los especialistas de un determinado puesto o a un tipo específico de tarea. La mayoría de nuestros clientes utilizan los formularios para realizar informes y transferir datos desde el “campo” a la oficina.
Comercio minorista
Los representantes de ventas y los merchandisers utilizan formularios para informar sobre su visita a un cliente. Los especialistas adjuntan fotos de una disposición y dejan sus comentarios. En la oficina, el gerente recibe un informe detallado sobre la visita a un punto de venta con la hora y la fecha especificadas. La ventaja de un informe fotográfico en B2Field está en su credibilidad: se puede prohibir la carga de imágenes desde la galería del smartphone, evitando así que un empleado de campo adjunte una foto antigua.
Servicio de campo
Los técnicos de campo utilizan formularios móviles para compartir los detalles de las mediciones. De este modo, los especialistas de la oficina pueden procesar rápidamente los datos y mantenerlos bien ordenados. A diferencia de los formularios en papel, la información llegará rápidamente a la oficina, no se perderá y usted podrá revisarla más tarde incluso durante un largo periodo de tiempo.
Los resultados de las mediciones son fáciles de registrar en un formulario móvil
La herramienta permite a los técnicos de campo compartir los resultados de la visita, los datos sobre los consumibles y adjuntar fotos del trabajo realizado. Nuestros clientes han señalado lo cómodos que resultan nuestros formularios móviles para la gestión del servicio de campo: toda la información de las tareas se almacena en un solo lugar, lo que significa que es fácil recuperar el historial de trabajo.
Entregas de última milla
El elemento clave de los formularios móviles, que se utilizan sobre todo en las entregas de última milla, es el campo de la firma del cliente. Al recibir el paquete, el cliente firma directamente en el smartphone o la tableta del mensajero. Para un empleado de campo esto es conveniente porque no necesita llevar formularios de papel, y los especialistas en la oficina pueden ver en tiempo real que la entrega se hizo a tiempo.
Auditores y compradores misteriosos
En B2Field, puede convertir los formularios móviles en encuestas. A diferencia de otras herramientas, al utilizar nuestro servicio sabrá exactamente dónde estaba el especialista mientras rellenaba el formulario. B2Field registrará el tiempo y la duración de la ejecución de la tarea, eliminando así cualquier manipulación de los datos. Además, los formularios móviles permiten procesar varias veces más rápido la información obtenida.
Gestión del personal de campo con B2Field
Los formularios móviles son una de las múltiples herramientas desarrolladas por el equipo de B2Field para el personal de campo. Algunas de las funciones del servicio están directamente relacionadas con el control de los empleados de campo, como el seguimiento por GPS. Otras, como los formularios móviles, están diseñadas para una mejor implementación de las tareas. Según nuestros clientes, la aplicación conjunta de estas herramientas aumenta la eficiencia y ayuda a los empleados a realizar más tareas, lo que se traduce directamente en mayores beneficios para la empresa.
