Revisar los informes de un representante de ventas es una tarea diaria para el gerente. Basándonos en nuestra experiencia con clientes, hemos seleccionado los informes más populares e importantes. En este artículo, hablaremos de los datos que debe incluir en sus informes y compartiremos nuestras recomendaciones de empresas líderes medianas y grandes.
Los directores de ventas dividen condicionalmente los informes en aquellos que son importantes para el análisis y la analítica de la eficiencia y los que son necesarios para controlar a los representantes de ventas en su trabajo diario.
3 informes que son fundamentales a largo plazo
Los minoristas citan una gran variedad de informes cuando se trata de gestionar a los representantes de ventas. Pero casi todos los gerentes mencionan tres informes con los que trabajan constantemente: ventas, cuentas por cobrar y base de clientes activos.
Informe de ventas
El informe de ventas refleja la situación actual y ayuda a planificar el trabajo futuro. Suele incluir:
- un plan general de ventas para la región;
- planes para los supervisores y los representantes de ventas;
- dinámica de ventas de cada representante;
- la cifra de «ventas hasta la fecha»;
- previsión para el periodo: cuánto se venderá, siempre que se mantenga la tendencia.
Para facilitar el uso, aconsejamos no sobrecargar el informe con información. Debido a la gran cantidad de datos, tardará mucho en cargarse y será menos ilustrativo.
Consejo: el pedido debe reflejarse en el informe después de que haya salido del almacén. El punto de venta puede cancelar el pedido o rechazar parte de él, por lo que los datos de beneficios estarán sobrevaloradas.
Informe de cuentas por cobrar
El informe de cuentas por cobrar registra el límite disponible para el pospago, las fechas de pago previstas y la información sobre los fondos recibidos. Esta información le ayuda a controlar el balance financiero de la empresa y a analizar las interacciones con los clientes.
Para optimizar el manejo de las cuentas por cobrar recomendamos establecerlo como un KPI adicional — de esta manera los representantes de ventas podrán monitorearlo independientemente. Obtenga más información al respecto en nuestro artículo sobre KPI para representantes de ventas.
Informe sobre la base de clientes activos
El informe sobre la base de clientes activos se crea para cada representante de ventas con el fin de analizar la eficacia con la que trabajan con los clientes: si cierran tratos con nuevos puntos de venta, cuán activamente los convierten en clientes regulares y aumentan los volúmenes de ventas. El informe suele indicar: los ingresos totales, la regularidad de los pedidos y la participación en programas de bonificación.
El análisis de la base de clientes activos ayuda a:
- Evaluar qué clientes son los más prometedores. Quién compra el mayor volumen, quién genera más ingresos. A estos clientes se les pueden ofrecer condiciones especiales de colaboración o se les puede acomodar si necesitan un pago a plazos.
- Averiguar qué programas de bonificación funcionan mejor. Gracias al informe, puede analizar qué ofertas especiales atraen más a los clientes y centrarse en ellas.
- Ver cómo los nuevos clientes se convierten en clientes regulares. Si atrae a muchos clientes, pero no se convierten en habituales, hay algo que no funciona en sus procesos. Basándose en estos datos, puede reconsiderar su enfoque de la cooperación y desarrollar condiciones que resulten más atractivas para los nuevos clientes.
Consejo: cada representante de ventas debería tener su propia base de clientes, para que éstos no se solapen entre sí. De este modo, el trabajo conjunto será más eficaz, porque a menudo los especialistas establecen relaciones de confianza con sus clientes.
Informes diarios de los representantes de ventas
Además de los informes que son importantes a largo plazo, los gestores también supervisan diariamente los procesos operativos del equipo. Aquí es donde resultan útiles los informes de visita diarios y los reportajes fotográficos.
Informe de visitas
El informe de un representante de ventas sobre la labor realizada se basa en el plan que el especialista ha elaborado para el día. Hablamos de esto con más detalle en nuestro artículo sobre la preparación de los representantes de ventas y las listas de verificación para el trabajo.
El informe diario incluye el número de puntos de venta visitados por día, sus nombres y la duración de las visitas. B2Field genera este tipo de informes de forma automática, por lo que el empleado no tiene que perder tiempo en ello y el gerente puede estar seguro de que los datos son fiables.
Si es importante para usted obtener datos en línea o quiere comprobar dónde se encuentra el empleado en este momento, la función «localización en tiempo real» es justo lo que necesita.
Reportajes fotográficos de los puntos de venta
Un informe fotográfico de los estantes ayuda a evaluar la calidad de la disposición, comprobar la disponibilidad de los artículos de gama alta y dar recomendaciones sobre lo que se puede mejorar.
Mediante la aplicación móvil de B2Field, un empleado le enviará todas las fotos necesarias, que usted recibirá al instante sin salir de la oficina. El reportaje fotográfico se almacenará junto con otra información sobre el cliente, lo que significa que no se perderá entre cientos de otros, como suele ocurrir cuando se utilizan apps de mensajería.
Otra ventaja importante de utilizar B2Field para enviar un reportaje fotográfico es que se puede prohibir la carga de imágenes de la galería. Un empleado no podrá tomar varias fotos por adelantado para utilizarlas en sus futuros informes.
Informes sobre parámetros seleccionados
En B2Field puede seleccionar los parámetros que desea seguir: para ello, cree un informe para una categoría determinada. Algunos de los informes más populares entre nuestros clientes son:
- informe de viajes;
- informe de avance de las tareas;
- informe de marcas en el mapa, que es importante si los empleados tienen la tarea de encontrar nuevos clientes en el comercio minorista.
Seleccione un empleado específico o un grupo para crear un informe. También puede establecer la frecuencia de la exportación de datos: una vez a la semana o una vez al mes. El informe se genera automáticamente el día y la hora que usted elija. Puede recibirlo de la forma que más le convenga, por ejemplo, en PDF o XLS, por correo electrónico o en su cuenta.
Gestión de los representantes de ventas con B2Field
Un sistema de informes bien diseñado aumentará el rendimiento de su departamento de ventas. Con la ayuda de los análisis automatizados de B2Field, podrá identificar los puntos fuertes de su equipo y encontrar lo que aún debe mejorar.
