La incorporación de servicios especializados para la gestión del personal móvil puede reducir el tiempo que los administradores y gerentes dedican a las tareas cotidianas. ¿Qué operaciones rutinarias se agilizarán? ¿Y cómo mejorará el rendimiento en el campo? A continuación, examinaremos los cambios que provocará el uso de software para la gestión de empleados móviles.
Gestión del personal móvil: planificación de la jornada laboral
Un horario de trabajo elaborado para su equipo móvil supone más tareas y mayores beneficios. Ahora bien, la programación es una tarea abrumadora, ya que requiere la consideración de muchos factores y la distribución óptima de la carga de trabajo.
Teniendo esto en cuenta, el equipo de B2Field ha desarrollado un planificador para que los gerentes puedan ver la imagen real de la jornada laboral de sus empleados y asignar fácilmente las tareas. La herramienta se basa en un diagrama de Gantt interactivo, lo que significa que puede introducir cambios rápidamente y encontrar fácilmente un hueco en el horario.
El siguiente paso después de la asignación de tareas es crear una ruta para el día para un empleado de campo. Si en su empresa esta tarea es responsabilidad de un administrador, resulta ser un proceso que consume mucho tiempo a diario. B2Field le ayudará a agilizar este proceso mediante la optimización de rutas. Se trata de una herramienta que construye automáticamente una ruta entre localidades, tomando en cuenta la ubicación actual de un empleado, la distancia entre los dos puntos y la hora estimada de llegada.
Todo lo que tiene que hacer es asignar tareas, y el software para el personal móvil generará una ruta para el día en sólo unos segundos. Puede seleccionar hasta 50 puntos para optimizar una sola ruta: eso es suficiente incluso para los servicios de entrega de última milla más demandados.
La ruta ya hecha estará disponible al empleado a través de una aplicación móvil. En su smartphone, verá la lista de tareas organizada y la ruta más corta entre los lugares.
Nuestra solución al mayor reto: el control del personal móvil
Una vez que los especialistas salen a ejecutar las tareas, se plantea la cuestión de cómo supervisarlos en ese momento. Todos nuestros clientes hacen esta solicitud, independientemente de si representan al comercio minorista o al servicio de campo, a empresas medianas o grandes: todos necesitan controlar a los empleados móviles.
El seguimiento por GPS de la ubicación del personal de campo es una de las funciones más bien elaboradas de B2Field. Cuando existe un control sobre la ubicación de los empleados, la cantidad de tareas realizadas se multiplica. Lo corrobora la experiencia de una empresa de agua mineral, Fuente de Karachi, donde el número de visitas a los puntos de venta al día se disparó de una media de 3 a 10.
Para localizar el paradero de un especialista bastan unos pocos clics. B2Field permite seguir a los empleados móviles no sólo en el momento, sino incluso a posteriori.
Ubicación en línea. La geoposición de un empleado móvil se muestra en el mapa y se actualiza en tiempo real. Así, al abrir el mapa, siempre se puede ver dónde está el empleado y hacia dónde se dirige. Con la ayuda de la herramienta puede comprobar fácilmente la ubicación de todo el equipo.
El historial de viajes. Ofrece una imagen de toda la jornada laboral de un empleado, incluso rutas, duración de los viajes, kilometraje y paradas. Con la ayuda del historial de viajes puede entender mejor cómo se distribuyen las horas de trabajo y optimizar sus procesos si es necesario.
La principal ventaja de la función de seguimiento por GPS del personal móvil de B2Field es su fiabilidad e instantaneidad. En cuestión de segundos, sabrá dónde están sus empleados, a diferencia de las llamadas por teléfono, que tardan más y son menos fiables.
Además del seguimiento de la ubicación, el GPS ayuda a garantizar un mejor rendimiento de las tareas y le permite saber dónde y cuándo se ha ejecutado un recado. Ya hemos hablado de esto en nuestro artículo anterior.
Elevamos el nivel de exigencia de los empleados móviles que trabajan en el campo
A la hora de gestionar el personal móvil, no sólo hay que saber dónde están, sino también si realizan bien las tareas y si cumplen las normas de trabajo. Por ejemplo, los jefes de los representantes de ventas afirman que si un representante de ventas sigue todos los pasos de una visita a un punto de venta, los ingresos pueden aumentar hasta un 40%. Lo mismo es cierto para los técnicos de campo y los servicios de entrega: un servicio de alta calidad equivale a clientes que regresan.
B2Field ha desarrollado una aplicación móvil para que cada tarea sea un éxito. Engloba todos los procesos de trabajo necesarios: desde la recepción de una tarea hasta el envío de informes. Echemos un vistazo a algunas de las características de la app que le ayudarán a hacer un buen trabajo en campo.
Tareas. Una lista de tareas visual estará siempre a mano en el smartphone: informe a su empleado móvil de lo que tiene que hacer, cuándo y dónde. Haz que las tareas sean lo más detalladas posible añadiéndoles archivos adjuntos. Pueden ser documentos contables o técnicos que ayuden a realizar la tarea de forma eficiente y en el plazo previsto.
Listas de verificación. Las listas de verificación le ayudarán a estandarizar la visita. Son instrucciones paso a paso que ayudarán al empleado a seguir el plan. Una lista de verificación consta de preguntas cerradas a las que el especialista sólo puede responder «Sí» o «No» y añadir comentarios y fotos.
Formularios móviles. Se trata de una herramienta con una funcionalidad más amplia que las listas de verificación. Los formularios son un constructor que se monta para adaptarse a una tarea empresarial específica: una encuesta de clientes o un informe. Puede añadir varios elementos a los formularios: campos de texto y numéricos, fotos, listas e incluso un espacio para una firma.
Software para el personal móvil B2Field
Para un empleado de campo, B2Field es una app móvil, y para los gerentes, existe además una versión web. Lo que hace que B2Field sea una mejor opción que otras soluciones es que el software ayuda en cada paso del camino cuando se trata de la gestión de personal móvil y hace que estos procesos sean más fáciles y convenientes. Con B2Field podrá:
- crear fácilmente tareas y distribuirlas dentro de un equipo,
- optimizar la jornada laboral de su personal móvil,
- hacer un seguimiento de la ubicación de los empleados y ver su historial de viajes,
- obtener datos fiables sobre la realización de tareas desde el campo,
- ver informes automáticos.
