Один из маркеров хорошей управляющей компании — отсутствие жалоб от собственников жилья. Неправильный подход к организации работы может привести к коммунальным войнам и смене управляющей компании. В нашей статье расскажем, как управлять сотрудниками, чтобы не допустить такого итога, а наоборот заработать на дополнительных услугах.
- Шаг 1: грамотно планируем работу мастеров,
- Шаг 2: контролируем выполнение работы с помощью GPS,
- Шаг 3: повышаем качество сервиса — меньше жалоб, больше доверия.
В статье мы говорим об инструментах B2Field: они помогут управляющей компании удобно управлять своими сотрудниками, которые занимаются обслуживанием и ремонтом фонда многоквартирных домов. B2Field — это сервис, разработанный для планирования работы и контроля выездных сотрудников.
Грамотная организация работы мастеров управляющей компании
При планировании задач диспетчеру нужно учитывать приоритетность работ, их объем и уровень допуска. Если у управляющей компании десятки многоквартирных домов, сложно распределять задачи вручную. А кроме плановых работ, есть еще и аварийные ситуации.
Аварийно-диспетчерская служба управляющей компании должна оперативно реагировать на внештатные ситуации. По нормам, действующим с марта 2019 года, на локализацию аварий на внутридомовых инженерных системах водоотведения, водоснабжения, отопления и электроснабжения дается не более 30 минут с момента получения заявки. За это время диспетчеру нужно найти подходящего мастера и отправить его выполнять соответствующие работы.
Решение: автоматизация планирования для управляющей компании в ЖКХ
Чтобы сократить время при планировании, автоматизируйте назначение регулярных работ в управляющей компании: еженедельную уборку нежилых помещений, поверку счетчиков или доставку расчетных квитанций. Диспетчер единожды внесет информацию о том, что и когда нужно сделать сотруднику, а в дальнейшем эти задачи будет назначать система.
Грамотно распределить регулярные и другие задачи поможет планировщик. Электронный инструмент покажет, какую задачу выполняет специалист и планируемые сроки окончания, чтобы диспетчеру было проще найти свободное временное окно.
Если возникла срочная заявка, диспетчеру не придется обзванивать всех сотрудников, так как он сможет найти ближайшего специалиста на онлайн-карте: сервис покажет сотрудников, которые находятся рядом с нужным МКД. Диспетчер в офисе добавит новую заявку для выполнения, а сотрудник в режиме реального времени получит это задание на свой смартфон — это позволит оперативнее локализовать аварии.
Используемые инструменты:
Управлять дисциплиной: сотрудники вашей управляющей компании работают или халтурят?
Из-за того, что специалисты в управляющих компаниях работают не под строгим надзором руководителей, управлять такими сотрудниками сложно. О том, что сотрудник должным образом не выполняет свои обязанности, в управляющей компании чаще всего узнают после жалоб собственников жилья.
Такое отношение к рабочим задачам может быть обусловлено разными причинами: отсутствием материальной мотивации, решением личных вопросов в рабочее время или желанием заработать дополнительно, выполняя частные заказы. Итог один — недовольство жителей и жалобы.
Решение: контроль на основе геолокации и отчетов о выполненных работах
Сформировать прозрачную систему контроля сотрудников поможет переход на автоматизированную отчетность. Она представит данные о каждом сотруднике управляющей компании:
- количество выполненных за месяц заявок,
- виды работ,
- время на задании и в пути.
Такие отчеты основаны не на словах самих исполнителей, а на данных, зафиксированных с помощью подписей заказчиков, фотографий и систем геолокации. Это поможет мотивировать тех, кто показывает хорошие результаты, и выявить недобросовестных исполнителей.
Например, если специалист выполнит работу раньше, а оставшееся время использует в личных целях, диспетчер сможет узнать об этом. Этот механизм реализуется с помощью систем геолокации, которые фиксируют местоположение сотрудника в реальном времени и маршруты прошедших поездок.
Используемые инструменты:
- автоматические отчеты,
- мобильное приложение с GPS-трекером.
Как управлять сотрудниками: необычные практики управляющих компаний
МУП Благоустройство г. Рузы использует возможности GPS-трекера в мобильном приложении для контроля дисциплины и учета рабочих смен. Когда трекер включен, сотрудник работает, а диспетчер в любой момент может проверить, где он находится. Если трекер выключен, рабочие часы не засчитываются.
Как специальная программа позволит увеличить прибыль в ЖКХ?
Высокий уровень сервиса не только способствует положительному имиджу управляющей компании, но и помогает принести дополнительную прибыль. Жильцы обращаются в УК для получения услуг, которые не входят в перечень обязательных: для установки сантехнического оборудования или индивидуальных приборов учета. Жителям удобно, что не нужно тратить время на поиск проверенных мастеров, а для управляющей компании это станет дополнительным источником прибыли.
Решение: контроль качества с помощью фотоотчетов
Ваши жители — потенциальные клиенты. Чтобы жильцы МКД обращались за дополнительными услугами, важно отслеживать качество: никому не захочется обращаться в компанию, к которой есть претензии. В контроле качества поможет отправка отчетности с объекта. При выполнении задания сотрудник управляющей компании сможет сделать фотоотчет через мобильное приложение и заполнить необходимые документы в электронном виде.
Такой подход позволит не только контролировать качество, но и разрешать спорные ситуации. Благодаря электронным инструментам у вас будут акты с подписью заказчика и фотографии результата работы.
Иногда собственник жилья обращается с претензией не сразу, и поиск нужных документов затягивается. В случае с ведением бумажного документооборота акты могут потеряться на любом этапе, и вам будет сложно аргументировать свою позицию. При использовании специальной программы этого не произойдет: информация хранится на серверах в течение срока, который вы выбираете сами.
Фотоотчеты, сделанные в приложении, обладают преимуществом по сравнению с теми, что были отправлены в мессенджере: в приложении можно настроить запрет на загрузку изображений из галереи — это гарантирует, что старые снимки не выдаются за новые результаты.
Используемые инструменты:
- мобильные формы для создания отчетности,
- фотоотчеты.
Как управлять сотрудниками: необычные практики управляющих компаний
В ООО «Интегра Софт» столкнулись с увеличением жалоб от жителей из-за неубранных контейнерных площадок с мусором. Для решения проблемы в компании начали использовать фотоотчеты, сделанные через мобильное приложение. Кроме проверки выполненной работы, это позволяет зафиксировать адрес и дату приезда водителя на определенную площадку.
Чтобы повысить доверие жителей, компания реализовала интеграцию нашей системы с сайтом. Благодаря этому фотографии и адреса убранных площадок доступны жителям для просмотра: любой желающий может проверить, как компания справляется со своими задачами.
Как управлять сотрудниками с B2Field: инструменты для управляющей компании
С программой B2Field вы сможете комплексно управлять сотрудниками вашей организации: все описанные инструменты есть в нашем сервисе.
Сервис для контроля мобильного персонала B2Field — разработка компании SquareGPS. Компания с 2005 года предоставляет услуги на рынке GPS-мониторинга. Благодаря своим флагманским проектам Navixy, ГдеМои и B2Field компания завоевала доверие во всем мире. B2Field — российская разработка: мы храним данные только в России, что гарантирует нашим клиентам сохранность информации и стабильность работы сервиса.
Попробуйте бесплатную версию в течение недели, чтобы побольше узнать о функциях B2Field. А если у вас остались вопросы, свяжитесь с нашими менеджерами по телефону 8 800 551 35 10 или электронной почте [email protected].
