Контроль присутствия сотрудников на работе может быть ежедневной и отнимающей время рутиной, а может стать удобным инструментом для отслеживания продуктивности и мотивации. Это актуально и для офиса, но особенно для тех, у кого разъездной характер работы.
В статье мы поговорим о методах для отслеживания персонала и расскажем, как сервис B2Field поможет контролировать посещение клиентов и нахождение на рабочих объектах.
Проблемы контроля мобильных сотрудников
Кейс: вы руководите командой выездных инженеров, которые обслуживают установленное у клиентов оборудование. Чтобы устранить неисправность в холодильном оборудовании, мастеру Ивану не нужен напарник — он справится и сам. Однако у него договоренность с Петром: Иван в отчетных документах укажет, что они работали вместе. В это время Петр находится дома или выполняет частный заказ. В следующий раз Иван будет отдыхать, а ремонт выполнит Петр. Когда придет время зарплаты, особенно, если у мастеров «сделка», расчет за эту работу получат оба инженера.
Посчитаем потери компании: расходы ФОТ и недополученный заработок — Петр мог выполнять другой заказ. Когда такие злоупотребления сотрудников становятся системными, компания теряет деньги. Кроме того, может пострадать качество итогового результата, ведь некоторые виды работ необходимо выполнять в команде.
Не всегда выездные сотрудники обманывают таким образом: по опыту наших клиентов, самые распространенные проблемы — это «выполнение» задачи без личного присутствия или подработки во время смены.
Работа на объекте
На объектах задействован рабочий персонал, который закреплен за определенной территорией: это строители, сервис-инженеры, охранники и работники ЖКХ. Отслеживанием присутствия чаще всего занимаются бригадиры и прорабы, так как руководители больше времени проводят в офисе. Иногда это оборачивается тем, что личные договоренности позволяют сотрудникам отрабатывать меньше часов или брать неофициальные отгулы. А если сотрудник работает в одиночку, как бывает в сфере ЖКХ, то контроль может быть только личным или осуществляться постфактум — уже после жалобы.
Разъездная работа
Самый сложный контроль присутствия на работе связан со специалистами, которые весь день проводят в «полях». К ним относятся выездные мастера в B2C-сфере, торговые представители и мерчандайзеры, курьеры. Такие сотрудники работают по одному, и в течение дня посещают несколько объектов. В этой ситуации сложно обойтись без специализированных сервисов для мониторинга. Телефонные звонки и отчеты не позволяют получить достоверные сведения, так как всегда есть риск обмана.
Методы для контроля присутствия на работе
Для мониторинга присутствия на работе используют автоматизированные системы или ручной контроль. К первому типу относятся электронные пропускные пункты и IT-системы. Ко второму — видеонаблюдение и проверка по ежедневным отчетам. При управлении выездными сотрудниками способы отслеживания присутствия на работе можно комбинировать. Расскажем о каждом из них подробнее.
Системы электронных пропусков
Такая система функционирует с помощью пропуска на физическом носителе или по отпечатку пальца. Помогает автоматизировать контроль присутствия на объекте: данные о времени прихода и ухода персонала с работы фиксируются и попадают в отчет. При управлении выездными сотрудниками такую систему можно использовать на промышленных объектах и территориях, где сотрудники работают постоянно.
Существенный минус проверки с помощью физических пропусков — сотрудники могут фальсифицировать данные о рабочем времени, используя договоренности с коллегами. А из-за стоимости оборудования метод не подойдет, если объект временный.
Видеонаблюдение
Видеонаблюдение часто используется на строительных и промышленных площадках. Метод дорогостоящий: помимо закупки оборудования, необходимо нанять сотрудника, который будет следить за персоналом и фиксировать нарушения. Этот способ больше подходит для повышения дисциплины: если в любой момент может быть проверка, сотрудники более ответственно относятся к рабочему времени.
Автоматизированные IT-системы
IT-системы более надежны, чем остальные методы, так как позволяют автоматизировать контроль присутствия на работе. Этот способ легко использовать, даже если вы управляете большим штатом мобильных сотрудников. Расскажем, как сервис B2Field поможет упростить мониторинг.
Геозоны для контроля присутствия на объекте
В первой части статьи мы уже говорили о сотрудниках, занятых на конкретных объектах. Для их контроля в B2Field применяется специальный инструмент — геозоны. Геозоны помогают установить виртуальные границы на карте в сервисе, которые совпадают с территорией объекта в реальности. Эти границы — триггер для IT-системы, он срабатывает, когда сотрудник входит или выходит из геозоны.
Когда это происходит, в веб-кабинете руководителя появляется оповещение. Уведомление приходит в реальном времени, что позволяет оперативно выявлять присутствие на рабочем месте.
Помимо уведомлений в режиме онлайн, программа B2Field формирует отчеты о входе и выходе из геозоны и о длительности пребывания. Вы сможете сформировать отчет за любой период и по любому количеству сотрудников. Отчет создается за несколько секунд, вы легко проконтролируете присутствие на работе каждого сотрудника из команды.
Отслеживание происходит с помощью мобильного приложения B2Field с GPS-трекером. Приложение можно установить на смартфон и планшет. А отслеживать присутствие сотрудников на объекте вы можете как с компьютера, так и со смартфона.
Местонахождение в реальном времени
Для контроля присутствия на работе сотрудников, которые посещают несколько локаций за день, вы можете отслеживать их местоположение. В B2Field доступен мониторинг геопозиции в реальном времени. На карте сервиса текущее местонахождение сотрудника будет отображаться в виде маячка.
Контроль разъездных сотрудников в программе B2Field также автоматизирован. При постановке задачи вы укажете адрес ее выполнения. Когда сотрудник приедет на место, приложение зафиксирует это, и исполнитель сможет завершить задачу. Если в момент выполнения задачи сотрудник находится в другом месте, он не сможет отметить ее как выполненную. Это позволит избежать ситуаций, когда исполнитель не приезжает к клиенту, но при этом сдает отчет о проделанной работе.
Если вы хотите повысить достоверность этого метода, используйте способ, который часто применяют для контроля торговых представителей. Супервайзеры просят сфотографировать входную группу при посещении локации. Так как в мобильном приложении B2Field руководитель может запретить загрузку фотографий из галереи устройства, сотрудник не сможет сдать отчет без реальных и свежих фотографий.
Ежедневные отчеты
Один из методов контроля присутствия в нужных локациях — это ежедневные отчеты. Вы можете сформировать шаблон, по которому сотрудники будут рассказывать о прошедшем рабочем дне. Обычно в таком отчете указывают название задачи, описание и потраченные часы.
Форму для отчета можно настроить под ваши бизнес-задачи
Безусловно, такой метод строится на доверии и предполагает ручной контроль — проверять отчеты придется лично. Однако вы можете устраивать выборочные проверки и повысить достоверность этого способа с помощью программы B2Field.
Отчеты выездные сотрудники могут передавать через мобильные формы в приложении. Преимущество такого подхода в том, что инструмент не только отправляет в офис заполненные данные, но и фиксирует время и местоположение сотрудника. Если специалист решит заполнить отчет из дома — вы увидите это в сервисе.
Автоматизируйте контроль мобильных сотрудников
Одним из самых надежных методов мониторинга присутствия при управлении мобильным персоналом остается GPS-контроль. Вы можете комбинировать его с другими методами, чтобы получать полную картину о рабочем дне команды и дисциплине. Дополнительное преимущество такого подхода — в повышении продуктивности: когда сотрудники знают о контроле, они не смогут отчитаться о работе из дома или отметиться на объекте за себя и своего коллегу.
