Не все выездные сотрудники одобряют отслеживание своего местоположения во время рабочего дня и даже называют его незаконным. Давайте подробно разберемся, можно ли контролировать геолокацию сотрудников, какие документы для этого нужны, и как повысить лояльность команды к новому инструменту.
Контроль местоположения сотрудников с точки зрения закона
В Трудовом кодексе нет прямых упоминаний о контроле местоположения сотрудников с помощью технических инструментов. Но можно руководствоваться тем, что GPS-слежение ведется в рамках трудовой деятельности, в которой подразумевается контроль со стороны работодателя.
По закону, работодатель вправе отслеживать фактически отработанное время и контролировать исполнение обязанностей.
Статья 91 ТК РФ: «Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником».
Статья 22 ТК РФ: «Работодатель имеет право требовать от работников исполнения ими трудовых обязанностей и бережного отношения к имуществу работодателя (в том числе к имуществу третьих лиц, находящемуся у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества) и других работников, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка».
Для отслеживания местоположения сотрудников разработано мобильное приложение с системами геолокации. Сервис для управления сотрудниками выступает как инструмент выполнения функций руководителя.
Как подготовиться к отслеживанию местоположения сотрудников
Трудовой кодекс РФ не предусматривает оформление видов контроля работодателем. Так как в связи с внедрением нового инструмента у сотрудника не появится новых дополнительных задач, вносить изменения в трудовой договор или внутренние документы необязательно. Чтобы избежать непредвиденных ситуаций, лучше получить согласие команды на использование системы контроля местоположения сотрудников.
Документальное оформление
Если вы планируете прописать использование приложения с GPS-трекером во внутренних документах, воспользуйтесь нашим списком. В нем — перечень документов и данные, которые нужно указать.
Шаг 1. В локальном документе, например, в правилах внутреннего трудового распорядка пропишите использование GPS-системы на корпоративных или личных устройствах: смартфонах или планшетах. Укажите, что это нужно для определения местоположения сотрудников во время рабочего дня. Не забудьте прописать пункт о том, что GPS-трекер должен быть включен в часы работы.
Шаг 2. В приказе обозначьте сотрудника, ответственного за сбор и обработку сведений о местоположении. Это может быть непосредственный руководитель, технический специалист или сотрудник отдела кадров. Конечно, если команда использует не только GPS-трекинг, но и остальные функции мобильного приложения, чаще всего местоположение контролирует непосредственный руководитель.
Шаг 3. В положение о персональных данных внесите изменения, связанные с новым инструментом. Стандартно для этого указывают:
- сведения, что для работы используется GPS-трекер,
- порядок обработки информации (сбор, хранение, использование),
- цель использования инструмента,
- сроки хранения информации,
- данные о том, передаются ли сведения третьим лицам,
- каким образом осуществляется защита получаемой информации,
- ответственных за сбор и обработку информации сотрудников.
Шаг 4. Подготовьте лист ознакомления, которым вы уведомите сотрудников об отслеживании местоположения. В документе укажите названия актов и реквизиты приказов, их утвердивших.
Также рекомендуем внести соответствующие изменения в трудовые договоры, указав, что оборудование используется в целях выполнения трудовых обязанностей, снабжено модулем геолокации (указав его характеристики), который должен быть включен в течение всего рабочего времени.
Юрист Элеонора Файзрахманова
После выполненных шагов вы можете начать контроль местоположения сотрудников с помощью GPS в мобильном приложении.
Как презентовать новый инструмент команде
Две главные задачи мобильного приложения B2Field — улучшить контроль в «полях» и помочь сотрудникам качественно выполнять свою работу. Расскажите своей команде о том, какую пользу принесет новый инструмент для работы. Мобильное приложение станет полноценным помощником на выезде:
- Удобный планировщик дел. Информация обо всех рабочих процессах содержится в смартфоне или планшете: задачи на день, оптимальные маршруты до объектов и данные о клиенте.
- Онлайн обмен информацией. Нужные документы доступны сотруднику в любое время (накладные, презентации, инструкции), а мобильные формы позволяют легко передавать данные в офис и избежать бумажной отчетности.
- Учет рабочего времени и пробега. Сервис автоматически фиксирует время и место выполнения задания, время в пути и продолжительность поездок. Значит, процесс отчетности и возмещения транспортных затрат будет прозрачнее и проще.
Дополнительные преимущества для сотрудников
Сотрудники, которые устанавливают мобильное приложение на личный смартфон, часто спрашивают, не отслеживает ли оно местоположение в личное время, и не следит ли за работой других приложений. Ответ однозначен: в нерабочее время контроль не ведется. Для этого в приложении предусмотрены:
- Расписание. В мобильном приложении B2Field есть базовая функция — расписание, которое сотрудник может установить в соответствии со своим рабочим графиком.
- Ручное управление. Когда сотрудник досрочно заканчивает рабочий день или отпрашивается, он может вручную отключить GPS-отслеживание. Это будет будет автоматически зафиксировано в отчете о рабочем времени.
Таким образом, работодатель не вторгается в личное пространство сотрудников и не контролирует ничего, кроме рабочих процессов. Основная цель B2Field состоит в повышении эффективности выездной команды, поэтому сервис не использует технологии для «скрытого» сбора данных.
Контроль местоположения сотрудников: выводы
Подведем итог: контроль местоположения специалистов в рабочее время с помощью GPS-устройств разрешен. Однако работодателю нужно разъяснить сотрудникам, как собирается и используется информация об их местоположении. Это поможет повысить слаженность работы и достоверность учета расходов, включая компенсацию на топливо.
