Блог
Контроль местоположения сотрудников

Местоположение сотрудников: законно ли контролировать геолокацию во время работы

Не все выездные сотрудники одобряют контроль своего местоположения во время рабочего дня и даже называют его незаконным. Давайте подробно разберемся, можно ли отслеживать местоположение сотрудников, нужно ли оформлять для этого документы, и как повысить лояльность команды к новому инструменту.

Контроль местоположения сотрудников с точки зрения закона

В Трудовом кодексе нет прямых упоминаний о контроле местоположения сотрудников с помощью технических инструментов. Но можно руководствоваться тем, что GPS-слежение ведется в рамках трудовой деятельности, в которой подразумевается контроль со стороны работодателя.

По закону, работодатель вправе отслеживать фактически отработанное время и контролировать исполнение обязанностей.

Статья 91 ТК РФ: «Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником».
Статья 22 ТК РФ: «Работодатель имеет право требовать от работников исполнения ими трудовых обязанностей и бережного отношения к имуществу работодателя (в том числе к имуществу третьих лиц, находящемуся у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества) и других работников, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка».

Для этих целей и разработано мобильное приложение. Сервис для управления сотрудниками выступает как инструмент выполнения функций руководителя.

Как подготовиться к отслеживанию местоположения сотрудников

Трудовой кодекс РФ не предусматривает оформление видов контроля работодателем. Так как в связи с внедрением нового инструмента у сотрудника не появится новых дополнительных задач, вносить изменения в трудовой договор или внутренние документы необязательно.

Чтобы избежать непредвиденных ситуаций, лучше получить согласие команды на использование системы контроля местоположения сотрудников. В нашей инструкции по мобильному приложению есть возможность поставить подпись и подтвердить, что сотрудник ознакомился с документом. Этого будет достаточно для того, чтобы начать использование нового инструмента.

Документальное оформление

Если вы планируете прописать использование приложения с GPS-трекером во внутренних документах, воспользуйтесь нашим списком. В нем — перечень документов и данные, которые нужно указать.

Во-первых, в локальном документе (например, в правилах внутреннего трудового распорядка) пропишите использование GPS-системы на корпоративных или личных устройствах: смартфонах или планшетах. Укажите, что это нужно для определения местоположения сотрудников во время рабочего дня. Не забудьте прописать пункт о том, что GPS-трекер должен быть включен в часы работы.

Во-вторых, в приказе обозначьте сотрудника, ответственного за сбор и обработку сведений о местоположении. Это может быть непосредственный руководитель, технический специалист или сотрудник отдела кадров. Конечно, если команда использует не только GPS-трекинг, но и остальные функции мобильного приложения, чаще всего местоположение контролирует непосредственный руководитель.

В-третьих, в положение о персональных данных внесите изменения, связанные с новым инструментом. Стандартно для этого указывают:

  • сведения, что для работы используется GPS-трекер,
  • порядок обработки информации (сбор, хранение, использование),
  • цель использования инструмента,
  • сроки хранения информации,
  • данные о том, передаются ли сведения третьим лицам,
  • каким образом осуществляется защита получаемой информации,
  • ответственных за сбор и обработку информации сотрудников.

В-четвертых, подготовьте лист ознакомления, которым вы уведомите сотрудников об отслеживании местоположения. В документе укажите названия актов и реквизиты приказов, их утвердивших.

«Также рекомендуем внести соответствующие изменения в трудовые договоры, указав, что оборудование используется в целях выполнения трудовых обязанностей, снабжено модулем геолокации (указав его характеристики), который должен быть включен в течение всего рабочего времени», — добавляет юрист Элеонора Файзрахманова.

После выполненных шагов вы можете начать контроль местоположения сотрудников с помощью GPS в мобильном приложении.

Как презентовать новый инструмент команде

Две главные задачи мобильного приложения B2Field — улучшить контроль в «полях» и помочь сотрудникам качественно выполнять свою работу. Расскажите своей команде о том, какую пользу принесет новый инструмент для работы. Мобильное приложение станет полноценным помощником на выезде:

  • Удобный планировщик дел. Информация обо всех рабочих процессах содержится в смартфоне или планшете: задачи на день, оптимальные маршруты до объектов и данные о клиенте.
  • Онлайн обмен информацией. Нужные документы доступны сотруднику в любое время (накладные, презентации, инструкции), а мобильные формы позволяют легко передавать данные в офис и избежать бумажной отчетности.
  • Учет рабочего времени и пробега. Сервис автоматически фиксирует время и место выполнения задания, время в пути и продолжительность поездок. Значит, процесс отчетности и возмещения транспортных затрат будет прозрачнее и проще.

Дополнительные преимущества для сотрудников

Сотрудники, которые устанавливают мобильное приложение на личный смартфон, часто спрашивают, не отслеживает ли оно местоположение в личное время, и не следит ли за работой других приложений. Ответ однозначен: в нерабочее время контроль не ведется. Для этого в приложении предусмотрены:

  • Расписание. В мобильном приложении B2Field есть базовая функция — расписание, которое сотрудник может установить в соответствии со своим рабочим графиком. На время обеда и в конце рабочего дня трекер в B2Field выключится самостоятельно, и не будет отслеживать геопозицию, а затем автоматически запустится.
  • Ручное управление. Когда сотрудник досрочно заканчивает рабочий день или отпрашивается, он может вручную отключить GPS-отслеживание. Это будет  будет автоматически зафиксировано в отчете о рабочем времени.

Таким образом, работодатель не вторгается в личное пространство сотрудников и не контролирует ничего, кроме рабочих процессов. Основная цель B2Field состоит в повышении эффективности выездной команды, поэтому сервис не использует технологии для «скрытого» сбора данных.

Контроль местоположения сотрудников с B2Field

Подведем итог: по Трудовому кодексу, контроль местоположения специалистов в рабочее время с помощью GPS-устройств разрешен. Однако работодателю нужно разъяснить сотрудникам, как собирается и используется информация об их местоположении. Это поможет повышению слаженности работы и точному учету расходов, включая компенсацию на топливо.

← Предыдущий постСледующий пост →
Хотите контролировать, как работают ваши выездные сотрудники?
Начать бесплатно
Недавние посты